Belajar Mail Merge

Sebelum memulai belajar, silahkan unduh materi berikut:
1. Materi belajar
https://drive.google.com/file/d/1S9fIar2NgJaJOu5b9yY8Ut-Pls73y098/view
2. Lembar kerja
https://drive.google.com/file/d/1Dj4NIU2XLS_k9BgSptVVDxwqB5ybh_wD/view
3. Evaluasi
https://drive.google.com/file/d/1bsenLe1TSq4UaMAbdPw3c4OUntLmnXTU/view

===============================================================

PETA KEDUDUKAN MODUL

CEK KEMAMPUAN AWAL

No	Materi	Kemampuan Awal
No	Materi	Tidak Tahu	Kurang Tahu	Sedang	Tahu	Sangat Tahu
1	Pernah mengoperasikan Ms Word
2	Pernah mengoperasikan Ms Excel
3	Pernah menyusun table data

PENDAHULUAN

Deskripsi:

MODUL

Mata Pelajaran : INFORMATIKA (TIK)

Kelas/Semester : XII-MIPA-1 / Ganjil

Materi Pokok : Integrasi Antar Aplikasi Office

Guru : Muhammad Nur Hamdani

Kompetensi Dasar

3.1. Mengenal lebih dalam integrasi antar aplikasi office (pengolah kata, angka, presentasi).

4.1.1. Membuat laporan yang membutuhkan integrasi objek berupa teks, data dalam bentuk angka maupun visualisasi chart/grafik, gambar/foto.

4.1.2. Memakai fitur lanjut aplikasi office.

Indikator Pencapaian Kompetensi

1. Mendefinisikan integrasi antar aplikasi office (pengolah kata, angka, presentasi).

2. Mengintegrasikan aplikasi office antara pengolah kata dengan pengolah angka.

3. Menerapkan transfer object secara embedding.

4. Menerapkan transfer object secara linking.

5. Mengimplementasikan mail merge.

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mengikuti pembelajaran diharapkan peserta didik mampu:

1. Mendefinisikan integrasi antar aplikasi office (pengolah kata, angka, presentasi).

2. Mengintegrasikan aplikasi office antara pengolah kata dengan pengolah angka.

3. Menerapkan transfer object secara embedding.

4. Menerapkan transfer object secara linking.

5. Mengimplementasikan mail merge.

TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

Kegiatan Belajar 1

Integrasi Antar Aplikasi Office

I. Definisi Integrasi Office

Integrasi adalah adanya saling keterkaitan antar sub sistem sehingga data dari satu sistem secara rutin dapat melintas, menuju atau diambil oleh satu atau lebih sistem yang lain.

Sistem terintegrasi (integrated system) merupakan sebuah rangkaian proses untuk menghubungkan beberapa sistem-sistem komputerisasi dan software aplikasi baik secara fisik maupun secara fungsional. Sistem terintegrasi akan menggabungkan komponen sub-sub sistem ke dalam satu sistem dan menjamin fungsi-fungsi dari sub sistem tersebut sebagai satu kesatuan sistem.

Integrasi aplikasi office bertujuan untuk menggabungkan aplikasi lain dalam satu aplikasi. Contohnya, pada aplikasi Microsoft Office yakni Ms Excel digabungkan dalam satu lembar kerja Ms Word atau dalam satu slide show Ms Powerpoint.

Secara umum, ada empat cara untuk mengintegrasikan aplikasi satu dengan lainnya:

1. Pemanggilan prosedur/function

Dalam hal ini aplikasi yang akan melayani harus menyediakan mekanisme agar bisa dipanggil aplikasi lain.

2. Messaging

Aplikasi saling terhubung satu sama lain dengan bertukar pesan.

3. Sharing database

Pengirim dan penerima menggunakan database sebagai media pertukaran data. Pengirim menaruh datanya ke suatu tabel di database untuk kemudian dibaca oleh penerima.

4. File transfer

Mekanisme ini biasanya format file dan struktur data di dalamnya sudah ditentukan. Demikian juga dengan lokasi penyimpanan file dan aturan penamaannya.

Dari keempat cara integrasi di atas, pemanggilan prosedur/function dan file transfer merupakan cara yang sering digunakan dalam mengintegrasikan sesama aplikasi Microsoft Office.

II. Integrasi Ms Word dengan Ms Excel

Penggunaan komputer dalam kehidupan sehari-hari makin pesat. Dalam bidang pendidikan dan bisnis, komputer bermanfaat di segala bidang. Konsep dan teknologi sistem operasi serta program aplikasi berkembang sejalan dengan perkembangan teknologi komputer. Komputer merupakan perangkat elektronik yang dirancang untuk membantu menyelesaikan permasalahan yang dihadapi manusia.

Integrasi data dari Microsoft Excel ke dalam Microsoft Word, bisa berupa data angka, teks, gambar, grafik, dan lain-lain. Pada modul ini akan dibahas mengenai cara integrasi dari Microsoft Excel ke dalam Microsoft Word dan atau sebaliknya.

Ada banyak macam dan fungsi dari integrasi kedua aplikasi office ini, jika dilihat dari bentuk formatnya dapat diklasifikasikan:

1. Worksheet object

2. Formatted text (RTF)

3. Unformatted text

4. Bitmap

5. Picture (Enhanced Metafile)

6. Picture (Windows Metafile)

7. Word hyperlink

8. HTML format

9. Unformatted unicode text

Jika dikategorikan dalam visualnya dapat berupa:

1. Illustrations

2. Charts

3. Sparklines

Dalam kegiatan belajar selanjutnya, yang akan kita bahas mengenai konsep dari integrasi Ms Word dengan Ms Excel adalah sebagai berikut, diantaranya:

Transfer object secara embedding;
Transfer object secara linking;
Mail merge.

Kegiatan Belajar 2

Integrasi Antar Aplikasi Office

III. Transfer object secara embedding

Cara mentransfer object dengan embedding adalah ketika melakukan transfer object dengan cara embedding, object atau yang ditransfer ke program aplikasi tidak mempunyai hubungan (link) dengan program aplikasi sumber. Maka kita mengedit objek yang ditransfer pada program aplikasi tujuan. Karena tidak ada hubungan (link) maka tidak terjadi sinkronisasi data antara kedua aplikasi tersebut, misalkan antara Ms Excel dan Ms Word.

Langkah-langkah mentransfer object secara embedding:

1. Pilih salah satu file yang akan ditransfer. Misalnya, contoh dokumen pada Ms Excel

2. Buka dokumen tersebut, kemudian data yang akan ditransfer di blok

Gambar 3.1. Tampilan Area Ms Excel

3. Buka lembar kerja baru di Ms Word, klik File lalu klik tanda panah ke bawah pada ikon Paste lalu pilih Paste Special.

Gambar 3.2. Menu Home Paste pada Ms Word

4. Pada kotak dialog Paste Special pilih Paste, dan pada kotak pilihan object pilih Microsoft Excel Worksheet Object.

Gambar 3.3. Dialog Paste Special

5. Kemudian klik tanda Ok pada kotak dialog tersebut.

6. Hasil setelah ditransfer.

Gambar 3.4. Data yang sudah ditransfer ke Ms Word

Catatan: Jika ada data yang tidak sesuai dengan keinginan kita maka data tersebut dapat diedit pada lembar kerja Ms Word. Tapi lembar kerja pada Ms Excel tidak akan berubah.

IV. Transfer object secara linking

Cara mentransfer object secara linking adalah ketika melakukan transfer object dengan cara linking, objek atau yang ditransfer ke program aplikasi masih mempunyai hubungan (link) dengan program aplikasi sumber. Maka ketika kita melakukan pengeditan objek pada program aplikasi sumber, objek yang ditransfer pada aplikasi program tujuan ikut berubah juga. Karena ada hubungan (link) maka terjadi proses sinkronisasi data dari aplikasi sumber yang diedit hingga aplikasi tujuan yang menampilkan visual data.

Langah-langkah untuk mentransfer object secara linking sebagai berikut:

1. Lakukan persiapan yang sama dengan yang di atas (Embedding)

2. Buka dokumen tersebut, kemudian data yang akan ditransfer diblok

Gambar 4.1. Tampilan Area Ms Excel

3. Buka lembar kerja baru di Ms Word, klik File lalu klik tanda panah ke bawah pada ikon Paste lalu pilih Paste Special.

Gambar 4.2. Menu Home Paste pada Ms Word

4. Pada kotak dialog Paste Special pilih Paste Link, dan pada kotak pilihan object pilih Microsoft Excel Worksheet Object.

Gambar 4.3. Dialog Paste Special

5. Kemudian klik tanda Ok pada kotak dialog tersebut.

6. Jika kita mengedit lembar kerja pada Ms Excel maka secara otomatis lembar kerja yang ada pada Ms Word akan ikut berubah juga.

Mentransfer object secara linking dengan tool Insert Object, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

1. Lakukan langkah-langkah persiapan seperti di atas (Embedding/Linking)

2. Klik insert lalu pilih object

Gambar 4.4. Menu Insert pada Ms Word

3. Klik tab Create from File, gunakan Browse pada kotak dialog untuk memilih data yang akan digunakan dimana object Excel yang akan ditransfer berada.

4. Setelah memilih object klik kotak cek pilihan Link to file untuk memberi tanda ceklist.

Gambar 4.5. Dialog Insert Object

5. Kemudian klik OK.

Kegiatan Belajar 3

Integrasi Antar Aplikasi Office

V. Mail Merge

Mail merge adalah suatu fasilitas dalam Ms Word yang digunakan untuk menangani masalah surat menyurat seperti dalam pembuatan surat undangan, surat tagihan, surat promosi penjualan dan berbagai jenis pembuatan dokumen lainnya, yang dapat dikirim ke banyak penerima/tujuan. Kelebihan penggunaan mail merge adalah memudahkan pembuat surat/dokumen karena hanya membuat 1 jenis surat/dokumen saja yang dapat dikirim ke banyak penerima yang berbeda.

Hal penting yang ada dalam pembuatan suatu mail merge yaitu:

1. Main Document/Dokumen Utama.

Dokumen inti atau dokumen utama yang tidak berubah atau tetap dari surat yang dibuat. Apabila diketikkan teks atau informasi lain pada dokumen utama, maka akan dijadikan format dasar dari surat yang akan dikirimkan.

2. Data Source/Sumber Data.

Sumber data sebagai data tujuan yang akan di merge-kan di dokumen utama. Data Source dapat berasal dari:

a. Microsoft Office Excel Worksheets

b. Microsoft Office Access Database Tables

c. Microsoft Office Word Tables

d. Microsoft Office Outlook Contact List

Langkah-langkah dalam pembuatan dokumen dengan Mail Merge sebagai berikut:

A. Membuat Dokumen Utama

Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk membuat Dokumen Utama, yaitu:

1. Buka program Ms Word

2. Klik tab menu Maillings

Gambar 5.1.1. Menu Mailings

3. Klik sub menu Start Mail merge, Kemudian pilih Letters

Gambar 5.1.2. Sub Menu Mailings Start Mail Merge

4. Ketik isi dokumen, contoh pembuatan surat undangan rapat

Gambar 5.1.3. Contoh Format Surat

5. Simpan dengan Nama Surat_Undangan.docx

B. Membuat Data Source

1. Data Source dalam format Ms Excel

Jika membuat data source dalam format Ms Excel, langkah-langkah yang harus dilakukan yaitu :

a. Buka program Ms Excel

b. Ketik data berikut dalam worksheet

Gambar 5.2.1. Tabel Worksheet Ms Excel

c. Kemudian simpan dengan nama dataundangan.xlsx

C. Menjalankan Mail Merge

Untuk menghubungkan Dokumen Utama dengan Data Source adalah sebagai berikut:

1. Mail Merge dengan Data Source Ms Excel

a. Buka file Surat_Undangan.docx

b. Klik tab menu Maillings

Gambar 5.3.1. Menu Mailings

c. Klik sub menu pada Select Recipients, kemudian pilih Use Existing List

Gambar 5.3.2. Sub Menu Mailings Select Recipients

d. Cari dan pilih file dataundangan.xlsx yang telah dibuat sebelumnya kemudian open

Gambar 5.3.4. Browse file Data Source

e. Akan muncul kotak dialog, pilih sheet1$ atau sheet yang sudah terisi dataundangan$ dan pastikan tanda ceklis tertera pada First row of data contains column headers, kemudian klik OK

Gambar 5.3.5. Pilihan tabel pada Browse file Data Source

f. Untuk melakukan Merging, pilih posisi yang ingin diinsertkan data mergingnya, sebagai contoh letakan kursor ke bagian <nama> pada dokumen utama, hapus bagian tersebut kemudian pilih

Tab menu Maillings, kemudian pilih Insert Merge Field dan pilih Nama

Gambar 5.3.6. Sub Menu Mailings Insert Merge Field

g. Lakukan kembali seperti langkah ”f” dan sisipkan Alamat dan Kota, sehingga hasilnya dapat dilihat sebagai berikut:

Gambar 5.3.7. Tampilan format surat beserta Merge Field

h. Finish & Merge dan pilih Print Documents untuk melihat hasilnya

i. Untuk Melihat hasilnya, pada tab menu Maillings pilih Preview Result

Gambar 5.3.8. Sub Menu Mailings Preview Results

j. Untuk mencetak hasil Mergingnya, pada tab menu Maillings pilih Finish & Merge

Gambar 5.3.9. Sub Menu Mailings Finish & Merge

k. Pada pilihan Finish & Merge pilih Print Documents...

Gambar 5.3.10. Sub Menu Mailings Print Documents

l. Setelah itu akan muncul kotak dialog dan beberapa tombol pilihan. Adapun tombol pilihan tersebut yaitu :

Gambar 5.3.11. Dialog perintah cetak/print

1) All digunakan untuk menggabung atau mencetak seluruh record yang ada

2) Current Record digunakan untuk menggabung atau mencetak data khusus record atau data yang aktif dan sedang dipilih.

3) From… To.... digunakan untuk menggabung atau mencetak data tertentu mulai dari (From) dan sampai dengan (To)

m. Jika ingin menyunting dokumen hasil mail merge terlebih dahulu maka pada pilihan Finish & Merge, pilih Edit Individual Documents, nantinya akan terbentuk dokumen baru dengan nama letter1

Gambar 5.3.12. Sub Menu Mailings Edit Individual Documents

RANGKUMAN

1. Integrasi aplikasi office bertujuan untuk menggabungkan aplikasi lain dalam satu aplikasi.

2. Integrasi data dari Microsoft Excel ke dalam Microsoft Word, bisa berupa data angka, teks, gambar, grafik, dan lain-lain.

3. Embedding adalah ketika melakukan transfer objek dengan cara embedding, objek atau yang ditransfer ke program aplikasi yang tidak mempunyai hubungan (link) dengan program aplikasi sumber.

4. Linking adalah ketika melakukan transfer objek dengan cara linking, objek atau yang ditransfer ke program aplikasi masih mempunyai hubungan (link) dengan program aplikasi sumber.

5. Pada Microsoft Word terdapat fasilitas Mail Merge yang dapat kita gunakan untuk membuat surat massal, seperti surat undangan, sertifikat, kartu ucapan selamat, dan lain-lain. Langkah awal yang harus dipersiapkan untuk membuat dokumen mail merge adalah membuat master dokumen atau yang sering disebut dengan surat utama atau dokumen master. Langkah kedua adalah dengan membuat dokumen sumber data atau table database. Selanjutnya, anda dapat menggabungkan field-field dalam table database dengan dokumen master.

Tugas Diskusi!

Keluarga anda punya banyak kerabat yang akan diundang menggunakan surat undangan sejumlah 2448 orang. Buatlah desain label undangan dengan mail merge !